Microsoft 365
Integracje Microsoft 365, SharePoint i Power Automate
Projektujemy integracje i automatyzacje w środowisku Microsoft 365: porządkujemy SharePoint, budujemy obiegi w Power Automate, łączymy Outlook, Teams i Excel z systemami spoza Microsoftu. Pracujemy z firmami, które mają licencje Microsoft 365, ale używają z nich głównie poczty.
Efektem jest środowisko, w którym dokumenty mają jedno miejsce i wersje, akceptacje nie krążą mailami, a dane z formularzy i systemów zewnętrznych trafiają tam, gdzie zespół ich szuka. Bez dodatkowych licencji, na tym, co firma już ma.
Co można zautomatyzować w Microsoft 365
Większość firm wykorzystuje ułamek możliwości licencji Microsoft 365. SharePoint, Power Automate, Forms i Listy pozwalają zbudować obiegi dokumentów, rejestry i proste aplikacje bez kupowania osobnych narzędzi. Zaczynamy od procesów, które najbardziej obciążają zespół: akceptacje, wnioski, rejestry, raporty.
- obieg akceptacji faktur, umów, wniosków urlopowych i zakupowych
- rejestry w Listach SharePoint zamiast arkuszy rozsyłanych mailem
- formularze Microsoft Forms z automatycznym zapisem i powiadomieniami
- automatyczne tworzenie folderów projektowych i nadawanie uprawnień
- raporty cykliczne z Excela i SharePointa do Teams lub Outlooka
- przypomnienia o terminach: umowy, przeglądy, certyfikaty, szkolenia
Porządkowanie SharePoint i zarządzanie dokumentami
SharePoint bez struktury szybko zamienia się w drugi dysk sieciowy, tylko wolniejszy. Projektujemy witryny, biblioteki i metadane pod sposób pracy firmy: kto czego szuka, kto może edytować, co musi mieć wersjonowanie i retencję. Migrujemy dane z dysków sieciowych, Dropboxa i Google Drive, zachowując uprawnienia.
- struktura witryn: działy, projekty, klienci, dokumentacja
- metadane i widoki zamiast głębokich drzew folderów
- uprawnienia oparte na grupach, nie na osobach
- wersjonowanie, zatwierdzanie i retencja dokumentów
- migracja z dysków sieciowych, Google Drive, Dropbox
- integracja z Teams: kanały powiązane z bibliotekami
Power Automate: obiegi i integracje z systemami zewnętrznymi
Power Automate łączy aplikacje Microsoft 365 między sobą i z setkami systemów zewnętrznych. Budujemy przepływy z obsługą błędów, logowaniem i jasnymi właścicielami, a tam, gdzie Power Automate nie wystarcza lub jest za drogi przy dużych wolumenach, łączymy go z n8n lub własnym kodem przez Microsoft Graph API.
- przepływy zatwierdzeń z Teams i Outlook, z historią decyzji
- integracja z CRM, systemem fakturowym, stroną WWW przez konektory lub API
- Microsoft Graph API dla operacji, których nie ma w konektorach
- połączenie z n8n przy dużych wolumenach lub nietypowej logice
- monitoring przepływów i powiadomienia o błędach
Jak wdrażamy integracje w Microsoft 365
Zaczynamy od przeglądu obecnego środowiska i rozmowy z osobami, które faktycznie wykonują proces. Potem projektujemy strukturę i przepływy, budujemy je na witrynie testowej i uruchamiamy z grupą pilotażową. Zespół dostaje instrukcje i krótkie szkolenie, a my zostajemy jako wsparcie administracyjne.
- audyt środowiska M365: licencje, witryny, uprawnienia, istniejące przepływy
- warsztat z użytkownikami i mapa procesów
- projekt struktury SharePoint i przepływów Power Automate
- wdrożenie pilotażowe i korekty
- szkolenie, dokumentacja, administracja po wdrożeniu
Co wpływa na koszt wdrożenia Microsoft 365
Koszt zależy od liczby procesów do zautomatyzowania, ilości danych do migracji i tego, czy potrzebne są integracje spoza ekosystemu Microsoft. Prosty obieg akceptacji to kilka dni pracy, porządkowanie SharePointa dla całej firmy z migracją to projekt na tygodnie. Wszystko działa na licencjach, które firma już ma, więc nie ma dodatkowych kosztów narzędzi.
- liczba procesów i przepływów do zbudowania
- wielkość i stan danych do migracji na SharePoint
- integracje z systemami spoza Microsoft 365
- liczba użytkowników i zakres szkoleń
- administracja po wdrożeniu w ramach obsługi IT
Realizacje
Zobacz, jak to wygląda w praktyce
Systemy i aplikacjeCRM E-Numerika Biuro Księgowe
System CRM
Strony internetoweoVATowana | Usługi Księgowe
Strona Internetowa
Strony internetoweWelcomeFinance
Strona Internetowa
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy do automatyzacji w Microsoft 365 potrzebne są dodatkowe licencje?
W większości przypadków nie. SharePoint, Power Automate (standardowe konektory), Forms i Listy są w planach Business Basic, Standard i Premium. Konektory premium lub duże wolumeny mogą wymagać dodatkowej licencji Power Automate; mówimy o tym na etapie projektu.
Co to jest Power Automate i do czego służy?
To narzędzie Microsoftu do budowania automatycznych przepływów: gdy coś się wydarzy (nowy plik, formularz, e-mail), wykonaj serię kroków (zapisz, powiadom, poproś o akceptację). Służy do obiegów dokumentów, powiadomień i łączenia aplikacji M365 z systemami zewnętrznymi.
SharePoint czy OneDrive – gdzie trzymać dokumenty firmowe?
OneDrive to prywatna przestrzeń pracownika, SharePoint to wspólna przestrzeń firmy z uprawnieniami, wersjonowaniem i retencją. Dokumenty firmowe powinny być w SharePoint, OneDrive służy do roboczych plików i synchronizacji bibliotek na komputer.
Czy można połączyć Microsoft 365 z systemem spoza Microsoftu?
Tak. Power Automate ma setki konektorów (CRM, fakturowanie, WordPress, Slack), a dla systemów bez konektora używamy REST API, Microsoft Graph lub n8n. Łączyliśmy M365 m.in. ze stronami WWW, formularzami i systemami dedykowanymi.
Ile trwa wdrożenie SharePoint w firmie?
Prosta struktura witryn z migracją danych to kilka tygodni, zależnie od ilości dokumentów i liczby działów. Obiegi w Power Automate dokładamy etapami, zaczynając od tego, który daje największą oszczędność czasu.
Pełna oferta
Pozostałe obszary
Umów bezpłatną konsultację
Masz pytania dotyczące tej usługi?
Skontaktuj się z nami — pomożemy w zakresie stron WWW, systemów IT, automatyzacji i stałej obsługi technicznej firm.